Galactica oferuje systemy, które zorganizują, ułatwią i usprawnią proces rozliczania opłat abonamentowych za usługi Państwa firmy. Duża liczba klientów, swobodne konfigurowanie opłat abonamentowych oraz skuteczny nadzór nad uzyskiwaniem płatności i windykacją to główne elementy, które pozwolą skutecznie obsłużyć tysiące klientów Państwa firmy. Masowe fakturowanie i płatności to zadanie dla systemów Galactica.
Zagrożenia i szanse
Większa liczba klientów korzystających z usług opłacanych cyklicznie, tzw. usług abonamentowych może wygenerować wiele problemów i zagrożeń dla firmy, związanych z błędami w procesie pobierania abonamentów oraz nieskutecznej ściągalności opłat. Do tego operowanie w kilku środowiskach: systemu bankowego, gdzie rejestrowane są przelewy, systemu fakturowania oraz systemu zarządzania usługami klienta - obarczone jest dodatkowym ryzykiem niewydolności procesu i ryzykiem powstania niezgodności, mogących narazić firmę na straty finansowe. Wdrożenie spójnego zintegrowanego systemu, który połączy system fakturowy z systemem bankowym oraz usługowym, może dać nie tylko odpowiedź na powyższe zagrożenia, ale także realne dodatkowe zyski i obniżenie kosztów obsługi płatności.
Główne elementy systemu
- Klienci - baza klientów połączona z bazą zamówionych usług i bazą faktur
- Baza usług - zarządzanie usługami, cennikami i pakietami usług
- Zamówienia - baza zamówionych usług przez klientów z rejestrem okresów realizacji i naliczania płatności
- Faktury - rejestr faktur wraz z narzędziami do generowania i rozliczania
- Płatności - baza przelewów importowana z systemu bankowego wraz z narzędziami do rozliczania płatności
- Powiadomienia - aktywne powiadamianie klientów o wystawionych fakturach, przeterminowanych płatnościach i wyłączeniach usług (list, e-mail, SMS)
- Panel dla klientów - dostęp do danych klienta, lista usług, zamawianie usług, przegląda faktur, dokonywanie płatności online, pobieranie faktur
- Struktura organizacyjna firmy oraz użytkownicy i uprawnienia
- Wydruki - generowanie dokumentów (faktur, potwierdzeń wpłat, wezwań do zapłaty)
- Raporty - narzędzia do analizy procesu fakturowania i pobierania opłat, monitoring procesu i system alarmów i powiadomień o zagrożeniach
- Dzienniki zdarzeń - logowanie wybranych zdarzeń związanych z obsługą płatności
Korzyści biznesowe z wdrożenia systemu wspomagającego masowe fakturowanie
- Znaczące obniżenie kosztów obsługi płatności poprzez automatyzację procesu
- Zwiększenie zdolności przerobowej zespołu obsługującego płatności - możliwość obsługi setek tysięcy klientów abonamentowych poprzez automatyzację większości działań, czynnik ludzki niezbędny jest jedynie do wyjaśniania korygowania niezgodności i obsługi urządzeń biurowych i kopertujących
- Poprawa ściągalności płatności poprzez system powiadomień i przypomnień o wygenerowanych kolejnych fakturach oraz płatnościach przeterminowanych
- Możliwość integracji systemu z systemem zarządzania usługami i dostarczanie informacji o konieczności zablokowania dostępu do usługi lub dodatkowego monitowania i windykacji poprzez usługę
- Zwiększenie bezpieczeństwa procesu poprzez zmniejszenie udziału ludzkiego
- Zwiększenie poziomu jakości usług poprzez profesjonalne i terminowe podejście do pobierania opłat
- Mobilizacja klientów i budowanie ich lojalności poprzez przyjazny panel dla klientów
Funkcjonalności
Dedykowane oprogramowanie do przetwarzania płatności oferowane przez Galactica może realizować zadania w dowolnym zakresie. Po wprowadzeniu i konfiguracji usług można wprowadzać do systemu klientów, przypisywać im zamówione usługi. Określa się także terminy realizacji usług i obowiązują opłaty. Na podstawie tych danych generowane są faktury, które następnie mogą być drukowane i kopertowane lub wysyłane na adres e-mail klienta w postaci elektronicznej. Procesowi dostarczania faktury może towarzyszyć powiadomienie SMS o nowej płatności. Automatyczne przetwarzanie płatności odbywa się w integracji z bankiem. System, który jest zintegrowany z systemem bankowym, cyklicznie importuje nowe przelewy na kontach bankowych do systemu i łączy je z wystawionymi fakturami na podstawie kilku parametrów płatności i klienta. Wszystkie przelewy, które nie mogą być automatycznie powiązane, mogą być rozliczone przez użytkowników systemu. Jeśli w systemie korzysta się z modelu faktur proforma, to po przyjęciu płatności, system automatycznie wygeneruje fakturę VAT i może ją skierować do druku lub wysłania drogą mailową do klienta.
Oprogramowanie do masowego fakturowania to także aktywne powiadomienia. System powiadomień nie tylko informuje o konieczności uregulowania płatności, ale także wysyła podziękowanie za dokonanie płatności. Za pomocą zestawu rejestrów, wyszukiwarek i raportów dokonuje się nadzoru całego procesu. Jeśli jest możliwość zintegrowania systemu z narzędziami do administrowania dostępu do usług jest możliwość blokowania dostępu. Działanie systemu polega na wysyłaniu informacji lub pobieraniu informacji przez zewnętrzny system, o tym czy i jaką zablokować klientowi usługę. Z wykorzystaniem tego interfejsu można dystrybuować komunikaty i monity o płatnościach, które też mogą być przekazywane klientowi podczas korzystania z usługi.
W panelu klienta, po zalogowaniu można edytować swoje dane, pobierać faktury oraz dokonywać płatności on-line, możliwe jest także zamawianie nowych usług i rezygnacja z obecnych. Przy masowym fakturowaniu i wysyłaniu korespondencji tradycyjną pocztą, proponujemy zastosowanie dodatkowych urządzeń do kopertowania i frankowania. Dla płatności zrealizowanych po terminie można zastosować system naliczania odsetek od nieterminowego regulowania opłat i doliczać dodatkowe płatności do kolejnych faktur.
Wybrane realizacje:
- System obsługi płatności w firmie oferującej usługi internetowe
Zobacz także
Oprogramowanie do zarządzania jakością
Oprogramowanie wspomagające zarządzanie jakością