Systemy do obsługi zamówień

Galactica projektuje i wdraża systemy do obsługi zamówień, w dwóch głównych obszarach:

• Zamówienia do dostawców - organizacja procesu zamawiania produktów i usług, automatyzacja wymiany informacji z dostawcami oraz prowadzenie kontroli dostaw i oceny dostawców.
• Zamówienia od klientów - gromadzenie i przetwarzanie zamówień od klientów wraz z systemem zleceń wewnętrznych dla uczestników procesu, kontrolowanie stanu realizacji zamówień oraz komunikacja z klientem.

 

Korzyści biznesowe z wdrożenia systemu typu: oprogramowanie do obsługi zamówień:

• Zmniejszenie kosztów obsługi zamówień
• Zwiększona wydajność zespołu w zakresie przetwarzania zamówień
• Budowanie bazy wiedzy do badania efektywności pracowników
• Proste skalowanie systemu wraz ze wzrostem liczby zamówień
• Poprawa wizerunku firmy poprzez interakcję z dostawcami i klientami
• Zwiększenie poziomu jakości obsługi klientów i standaryzacja procesu
• Łatwość monitoringu procesu, a tym samym analizowania stanu zamówień
• Możliwość wykorzystania systemu w naliczaniu wynagrodzeń (prowizyjnych lub premiowych)

Wybrane realizacje:
System obsługi zamówień do dostawców dla producenta opakowań
System obsługi zamówień dla firmy z branży poligraficznej

Zobacz także
Oprogramowanie do masowego fakturowania
Oprogramowanie do przetwarzania płatności

Sprawne przetwarzanie zamówień od klientów jest kluczowym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Od efektywności procesu zależą wyniki finansowe firmy oraz wizerunek przedsiębiorstwa przed klientami. Dzięki standaryzacji i informatyzacji procesu, pracownicy firmy realizują systemowo procedury. Ich praca może być monitorowana tak jak stan realizacji zamówień. System do obsługi zamówień od klientów, może realizować proces w podstawowym ujęciu a także integrować inne związane z zamówieniami procesy.

Oprogramowanie do obsługi zamówień może zawierać następujące elementy:

• Produkty i usługi - baza produktów i usług oferowanych przed firmę wraz z charakterystyką i związaną: dokumentacją, kartami katalogowymi, instrukcjami
• Klienci - kartoteka klientów i dokumentów związanych
• Oferty - baza ofert oraz proces ofertowania wraz z procesem kalkulacyjnym
• Zamówienia - rejestr zamówień powiązany z bazą produktów i klientów. Przetwarzanie zamówień wg określonych procesów (z podziałem na etapy realizacji oraz statusy zamówień). Gromadzenie dokumentacji dot. zamówienia.
• Zlecenia - realizacja zleceń wewnętrznych na rzecz realizacji procesu przetwarzania zamówienia, szczególnie, gdy zamówienie wymaga złożonego procesu lub realizacji wielu czynności, zorientowanych równolegle lub szeregowo i realizowanych przez różne jednostki firmy.
• Fakturowanie - z systemem zamówień może być związany moduł fakturowania jako ostatni element procesu realizacji zamówienia.
• Raporty i zestawienia - narzędzia do analizy procesu realizacji zamówień
• Panel dla klientów - przeglądanie danych klienta, ofert i stanu realizacji zamówień. Składanie zapytań ofertowych i wprowadzanie zamówień do systemu. Opcjonalnie także ankietowanie klientów
• Struktura organizacyjna firmy oraz użytkownicy i uprawnienia
• Wydruki - generowanie dokumentów (formularzy, umów, potwierdzeń, zleceń)
• Powiadomienia - wysyłanie potwierdzeń, przypomnień, informacji (np. za pomocą e-mail, SMS)

oprogramowanie do zarządzania zamówieniami i jego funkcjonalność
Proces obsługi klienta może rozpoczynać się od procesu ofertowania. Pracownik przygotowuje ofertę, przedstawią ją klientowi (np. drogą mailową). Jeśli jest potrzeba może być przygotowanych wiele ofert. Po akceptacji ofert generowane jest zamówienie. Zamówienie może być wprowadzone do systemu przez pracownika, ale także przez klienta (poprzez internetowy panel lub serwis WWW). Po akceptacji zamówienia, realizowany jest proces przetwarzania zamówienia mający na celu przygotowanie i dostarczenie do klienta zamówionych produktów lub usług. Dla zamówień charakteryzujących się złożonym procesem, generowane są zlecenia wewnętrzne. Poprzez zlecenia wewnętrzne pracownicy przygotowują produkty oraz usługi dla klienta rejestrując w systemie realizację poszczególnych zadań. Klient może skorzystać z panelu dostępowego i uzyskać informację o stanie realizacji jego zamówienia. Kadra kierownika za pomocą raportów i zestawień analizuje stan realizacji procesu oraz wyniki okresowe. System aktywnie przypomina o konieczności realizacji przydzielonych zadań oraz alarmuje o stanach niepożądanych. Przyspiesza przetwarzanie danych i przygotowywanie dokumentów. Wprowadza ład i porządek oraz buduje historię biznesową z klientem.

System do obsługi zamówień do dostawców można zastosować w dwóch obszarach:

• Zamówienia produktów i usług wspomagających działalność firmy, np. zamawianie materiałów eksploatacyjnych, środków czystości, artykułów biurowych, sprzętu komputerowego oraz wszystkich innych nie będących materiałem w procesie produkcyjnym
• Zamówienia materiałów i półproduktów do procesu produkcyjnego wraz z planowaniem dostaw oraz oceną dostaw

Główne elementy systemu

• Baza asortymentu - zawiera kartoteki asortymentu w hierarchicznej strukturze
• Dostawcy - baza dostawców wraz z przypisaną bazą dostarczanego asortymentu, proces zatwierdzania nowych dostawców
• Zapytania ofertowe - przygotowywanie i wysyłanie zapytań ofertowych do dostawców
• Zamówienia - rejestr zamówień powiązany z bazą asortymentu i dostawców. Przygotowywanie zamówień oraz akceptacja przez osoby odpowiedzialne w firmie oraz przez dostawcę.
• Plany zamówień - definiowanie okresowych planów zamówień i automatyczne generowanie zamówień
• Dostawy - rejestracja dostaw oraz ocena jakościowa i ilościowa dostawy
• Oceny - oceny dostawców oraz oceny dostaw, rankingi dostawców
• Panel dla dostawców - dostęp do listy zamówień oraz dostaw
• Struktura organizacyjna firmy oraz użytkownicy i uprawnienia
• Wydruki - generowanie dokumentów (formularzy, potwierdzeń, ocen)
• Powiadomienia - wysyłanie potwierdzeń, przypomnień, informacji (np. za pomocą e-mail, SMS)

Funkcjonalności
Oprogramowanie do obsługi zamówień może realizować wiele zadań. Główna funkcjonalność systemu opiera się na budowaniu bazy dostawców oraz bazy zamówień. Zamówienia mogą być wprowadzane przez pracowników lub mogą być generowane na podstawie planu dostaw. Zarówno nowi dostawcy, jak i nowe zamówienia przechodzą proces zatwierdzania. Utworzone zamówienia są wysyłane drogą mailową do dostawców, którzy dokonują potwierdzenia przyjęcia zamówienia. W wyniku dostawy, w systemie zapisywana jest informacja o zrealizowaniu zamówienia. W zależności od typu zamówienia generowana jest ocena dostawcy w ramach, której pracownik zapisuje kompletność i jakość dostawy. Ocenie mogą podlegać także sami dostawcy w celu generowania okresowych rankingów dostawców. Z modułem zamówień związane jest planowanie dostaw, gdzie wprowadzane są plany zakupowe, monitoruje ich realizację. Ciekawym elementem jest moduł zdalnej aktualizacji danych dostawców za pomocą, którego okresowo dostawcy samodzielnie aktualizują swoje dane w systemie klienta. Dostępne są wszechstronne widoki i przeszukiwanie danych zorientowane wg dostawców, asortymentu i ocen. Elastyczny panel administracyjny umożliwia dostosowywanie list wyboru, elementów ocen i aktualizacji bazy asortymentu. System może współpracować z systemem ERP w zakresie bazy dostawców, zamówień i magazynu.