Galactica stworzyła system oceny kompetencji pracowników, który umożliwia przeprowadzanie oceny i samooceny kompetencji pracowników zatrudnionych w Państwa firmie. Duże możliwości konfiguracji ankiet, listy stanowisk oraz struktury organizacyjnej, propozycje szkoleń dla pracowników oraz wgląd w przeprowadzone oceny i osiągnięcia zamierzonych celów to główne elementy, które pozwolą skutecznie wspomóc pokierować pracownika właściwą ścieżką rozwoju.
Zagrożenia i szanse
Wiele wydziałów w strukturze firmy, mnogość stanowisk może spowodować dla firmy problemy związane z przeprowadzeniem oceny oraz wsparciem rozwoju pracowników. Wdrożenie jednego systemu, zintegrowanego dla całej struktury firmy i wszystkich stanowisk, pozwoli uniknąć rozbieżności w ocenianiu dużej ilości pracowników jak również w ustalaniu propozycji ich rozwoju zgodnego z polityką firmy.
Główne elementy systemu
- Użytkownicy - użytkownicy programu, określenie funkcji i uprawnień dostępu do różnych funkcjonalności aplikacji
- Struktura stanowisk – określenie grup stanowisk oraz przynależnych im profesji
- Struktura organizacyjna firmy i pracownicy – tworzenie drzewa struktury organizacyjnej firmy z dowolnym podziałem na lokalizacje, piony, działy itp.
- Pracownicy - baza pracowników, określenie im stanowiska, przypisanie wybranego działu i wskazanie przełożonego
- Lista szkoleń – lista szkoleń, które można proponować pracownikom na potrzeby rozwoju kompetencji lub ich poprawy
- Baza pytań - zarządzanie pytaniami, posegregowanymi w grupy kompetencyjne
- Oceny modelowe – możliwość ustalania modelowej odpowiedzi dla zdefiniowanych pytań
- Grupy kompetencyjne – baza kompetencji, w ramach których grupuje się wybrane pytania dotyczące danej kompetencji
- Szablony ankiet oceny – szablony ankiet z pogrupowanymi pytaniami, wraz z określonymi ocenami modelowymi innymi dla różnych stanowisk
- Oceny – formularze ankiet z możliwością niezależnego wprowadzenia samooceny przez pracownika, oceny przez osobę oceniającą, jak również oceny ustalonej wspólnie przez obie osoby. Dodatkowo możliwość niezależnego zaproponowania szkoleń do odbycia jak również wskazania informacji dotyczących kompetencji wymagających poprawy oraz przewidzianych do rozwoju.
- Importy danych – import danych o pracownikach, stanowiskach, grupach kompetencji i pytaniach
- Zadania do realizacji – możliwość określenia kwartalnych zadań do realizacji, wynikających z oceny kompetencji pracowników
- Wydruki, raporty, analizy – wydruk ankiet ocen, generowanie raportów (wg zapotrzebowania na szkolenie, wg profilu pracownika, itp.), podgląd pracowników wg zadanych kryteriów.
- Dzienniki zdarzeń – zapisywanie (logowanie) wybranych zdarzeń związanych z obsługą systemu przez użytkowników
Korzyści biznesowe z wdrożenia systemu
- Łatwa identyfikacja kompetencji pracowników dla potrzeb realizacji procesów biznesowych a także procesów kadrowych (awanse, przesunięcia, redukcje)
- Identyfikacja potrzeb rozwojowych poszczególnych pracowników i skuteczniejsze dobieranie szkoleń
- Nadzór nad procesem oceny kompetencji przez co uzyskujemy wysoką skuteczność prowadzonych działań
- Dostępność do informacji dotyczących osób podwładnych a tym samym większa świadomość kierownictwa w zakresie aktualnych oraz pożądanych kompetencji
- Lepsze motywowanie pracowników, precyzyjne definiowanie potrzeb rozwojowych oraz większe możliwości oceny przyczyn trudności w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa
- Poprawa świadomości i zrozumienia oczekiwań przedsiębiorstwa przez pracowników
Ocena kompetencji pracowników - funkcjonalności
System wymaga wprowadzenia wszystkich jego użytkowników oraz nadanie im odpowiednich uprawnień do wybranych funkcjonalności. Po wprowadzeniu i konfiguracji dostępu do aplikacji określa się drzewo struktury organizacyjnej firmy, strukturę stanowisk posegregowanych wg grup głównych. Poza użytkownikami, należy wprowadzić pracowników, umieścić ich w strukturze organizacyjnej oraz podać stanowisko. Jeśli w firmie nie będzie wymagane wprowadzanie samooceny, to nie ma potrzeby, aby każdy pracownik miał dostęp do systemu.
Kolejną rzeczą jest budowa bazy pytań, które znajdą się w ankietach ocen. W zależności od potrzeb istnieje możliwość wskazania oceny modelowej, która będzie punktem odniesienia do rzeczywistej oceny pracownika. Następnym etapem jest pogrupowanie pytań wg grup kompetencji. Istnieje możliwość przypisania jednego pytania do kilku różnych grup. Tak zdefiniowane grupy składają się na ankiety. System daje dużą elastyczność w tworzeniu ankiet, gdyż dla różnych grup stanowisk można tworzyć niezależne ankiety. Aplikacja pozwala utworzyć i zachować szablony ankiet, które mogą być stosowane wielokrotnie przez wiele lat i będą stanowiły główną bazę dla ankiet użytych w roku, w którym następuje ocena.
Na potrzeby realizacji właściwego procesu oceny kompetencji zadane są ramy czasowe procesu oceniania. Każda oceniana osoba ma wskazaną osobę oceniającą. Elastyczność systemu pozwala na dokonanie samooceny pracownika lub pominięcie tego kroku i przystąpienie od razu do oceny przez przełożonego. Jedną z części oceny jest ustalenie planu rozwoju lub poprawy kompetencji pracownika. Zarówno oceniany jak i oceniający może zaproponować szkolenie, które mogą wpłynąć na rozwój zawodowy. Poza tym, pracownik otrzymuje zadania, które będzie realizował w kolejnych kwartałach następnego roku. Osoba oceniająca uzupełnia stopień realizacji zadań. Na zakończenie procesu oceniania, system przechowuje całą historię przeprowadzonych ocen pracownika, nawet jeśli ten zmieni stanowisko, wydział, czy nawet odejdzie z firmy.
Na bazie wypełnionych ankiet, system pozwala ustalić zapotrzebowanie na szkolenia pracownicze. Dzięki historycznym ocenom, da się wyszukać pracowników, którzy spełniają zadane kryteria, a którzy mogliby się sprawdzić na innym stanowisku, gdzie wymagane są takie, czy inne kompetencje. System pozwala zaimportować bazę pracowników, listę stanowisk oraz pytań. Użytkownicy mogą drukować dokumenty ankiet, raporty czy analizy.
Ocena kompetencji pracowników może także stanowić jeden z modułów Galactica Libra (oprogramowanie dla biur rekrutacyjnych i działów HR), którego szczegółowa funkcjonalność znajduje się na stronie produktu.